Jak wygląda faktura niemiecka?

Niemiecka faktura, czyli Rechnung w języku niemieckim, jest dokumentem finansowym wydanym przez sprzedawcę lub usługodawcę, który jest obowiązkowy w celu prawidłowego udokumentowania transakcji handlowej i rozliczenia podatków. Wzór faktury niemieckiej jest regulowany przez niemieckie przepisy podatkowe, a jej wygląd jest określony w taki sposób, aby zawierała niezbędne informacje do celów podatkowych i księgowych.

Twoje faktury wystawiane w Niemczech powinny wyglądać relatywnie podobnie, aby już na pierwszy rzut oka móc stwierdzić, kim jest wystawca faktury. Wystawianie faktur w Niemczech przebiega zgodnie z zasadami prawnymi opisanymi w ustawie o podatku VAT. W tym artykule dowiemy się, jakie obowiązkowe dane muszą znaleźć się na niemieckiej fakturze, aby móc poprawnie rozliczyć wykonaną usługę.

Świadczysz usługi budowlane w Niemczech? Dowiedzieć się o tym jak powinna wyglądać faktura za usługi budowlane i przeczytaj artykuł: Co musi zawierać faktura za usługi budowlane w Niemczech?

Ile czasu jest na wystawianie faktur?

W Niemczech fakturę należy wystawić dla innych firm i osób prawnych w terminie 6 miesięcy od wykonania usługi bądź sprzedaży towaru. Natomiast faktury wystawiane dla osób fizycznych, czyli prywatnych, nie mają terminu wystawienia, nie muszą być właściwie wystawiane wcale, jeżeli nie jest to istotne dla zagranicznych kontrahentów.

Z kolei odbiorca faktury ma zgodnie z prawem 30 dni na zapłatę od dnia otrzymania faktury, chyba że na fakturze zawrzemy informację, jaki jest inny termin płatności, np. 14 dni. Do tego wystarczy formułka “Die Rechnung ist zahlbar innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungseingang”.

Elementy Faktury Niemieckiej

Wystawianie faktur w Niemczech może odbywać się zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W ustawie o podatku VAT wymienionych jest kilka elementów, które koniecznie należy zawrzeć w prawidłowo wystawionym rachunku. Te zasady odnoszą się do rachunków wystawianych na kwotę powyżej 250 euro brutto. Poniżej tej kwoty faktury muszą zawierać jedynie:

• pełne imię i nazwisko wystawcy faktury oraz jego adres. Dane odbiorcy faktury nie muszą być podane,
• liczba bądź zakres sprzedanych towarów lub wykonanych usług,
• kwota brutto usług świadczonych bądź sprzedanych towarów (dokładna kwota podatku VAT nie musi zostać podana, ale musi zostać wyszczególnione, ile procent podatku VAT zawiera rachunek bądź jeżeli nie zawiera go wcale, na jakiej podstawie wystawca faktury jest z niego zwolniony)
• datę wystawienia faktury.

Zaleca się jednak, aby nawet faktury niższe niż 250 euro wystawiać zgodnie z zasadami dla innych faktur, bowiem usprawni to proces i oszczędzi zbędnych komplikacji w zmianach wyglądu faktur. Faktura powyżej 250 euro zgodnie z prawem zawiera:

• pełną nazwę i adres przedsiębiorstwa wystawiającego fakturę,
• numer podatkowy przedsiębiorcy (Steuernummer) bądź numer identyfikacyjny do celów podatku od sprzedaży (USt-IdNr. – Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) – jedno z tych dwóch jest wymagane, jeżeli przedsiębiorca nie otrzymał jeszcze numeru podatkowego, należy również zawrzeć informację, np. pisząc “Steuernummer beantragt”,
• pełna nazwa firmy bądź imię i nazwisko klienta oraz adres klienta,
• data wystawienia faktury (datą wystawienia faktury nazywamy datę wystawienia rachunku, nie jest to data momentu wykonania usługi czy dostarczenia towaru),
• numer faktury – każda faktura jest numerowana następnym numerem w sposób stały,
• suma wartości sprzedaży netto oraz brutto bądź w przypadku usług świadczonych suma wartości tych usług – istotne jest, aby wypisana była kwota netto, należny podatek VAT wraz z informacją, jaki jest jego procent oraz ewentualne rabaty czy wcześniejsze zaliczki,
• ilość i rodzaj dostarczonych towarów bądź wykonanych usług,
• data wykonania usługi bądź faktyczne dostarczenie towaru.

Jakie wymagania musi spełniać faktura VAT w Niemczech?

Na fakturze VAT w Niemczech muszą znajdować się wszystkie powyższe informacje.

Faktura VAT w Niemczech musi być wystawiana w języku niemieckim lub w języku obcym z tłumaczeniem na niemiecki, kontrahent może nie zaakceptować polskiej faktury, która jest tylko po polsku. Rachunki w języku polskim są więc akceptowalne, ale należy np. po ukośniku dodać tłumaczenie po niemiecku. Ponadto, zachowanie faktur VAT przez określony okres jest obowiązkowe zgodnie z niemieckimi przepisami podatkowymi, zazwyczaj na okres 10 lat.

Dla firm, które świadczą usługi na rynku niemieckim lub prowadzą działalność gospodarczą w Niemczech, zrozumienie i przestrzeganie wymogów dotyczących faktur VAT jest kluczowe, aby uniknąć ewentualnych problemów podatkowych i księgowych.

Faktura dla osoby fizycznej w Niemczech

Usługi wykonywane dla osób fizycznych, czyli osób prywatnych, nie wymagają wystawienia faktury niemieckiemu kontrahentowi, jednak w przypadku klientów indywidualnych mogą oni tego wymagać. Wtedy najlepiej zastosować się do powyższych reguł.

Faktura na niemiecką firmę

Jeżeli wykonujemy usługi bądź sprzedajemy towary na niemiecką firmę, wtedy fakturę należy wystawić. Zarówno firmy polskie, jak i firmy niemieckie, powinny zastosować się do powyższych zasad. Jednakże szczególnym przypadkiem faktury VAT jest faktura wystawiana dla zleceniodawcy. W Niemczech zleceniobiorca wystawiając fakturę na inną niemiecką firmę, która jest zleceniodawcą, wystawia rachunek bez podatku VAT. Na mocy paragrafu 13b niemieckiej ustawy o podatku VAT zleceniobiorca jest zwolniony z płacenia podatku VAT. Niemiecki podatek VAT odprowadza bowiem jedynie zleceniodawca, a na fakturze zleceniobiorcy nie widnieje podatek VAT na mocy paragrafu 13b.

Nie zwalnia to jednak polskiej firmy od rozliczenia w Niemczech. Polscy podatnicy na mocy umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania są bowiem zobowiązani do rozliczenia podatku dochodowego w Niemczech, tak samo jako osoby prowadzące niemiecką działalność gospodarczą są zobowiązani do rozliczenia gewerby w Niemczech.

Jak zaksięgować fakturę z niemieckim VAT-em?

Firmy z innego państwa członkowskiego UE mogą wykonywać usługi na terenie Niemiec. W przypadku Polski i Niemiec obowiązuje umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania, a więc podatek VAT odprowadzany jest w kraju, w którym opodatkowany dochód został osiągnięty. Niemiecki VAT wynosi 19%. Fakturę VAT należy więc zaksięgować oraz rozliczyć w kraju, w którym wykonaliśmy usługę. Pod koniec roku będzie konieczne rozliczenie się z niemieckim fiskusem, jeżeli chcemy otrzymać zwrot podatku z Niemiec.