Twoja firma budowlana działa w Niemczech? Finanzamt czeka na dokumenty do 31 lipca

Jeśli Twoja firma wykonywała prace budowlane w Niemczech w 2025 r., zostało już niewiele czasu na przekazanie dokumentów do niemieckiego urzędu skarbowego. Termin mija 31 lipca 2026 r.

Chodzi o Prüfung der Steuerpflicht, czyli weryfikację obowiązku podatkowego firmy w Niemczech. Dla wielu przedsiębiorców jest to formalność, o której przypominają sobie dopiero przy przedłużaniu Freistellung. Wtedy czasu na zebranie dokumentów może już zabraknąć.

Do 31 lipca 2026 r. przekaż do niemieckiego Urzędu Skarbowego dokumenty firmy za 2025 r.

Niemiecki Finanzamt oczekuje od firm działających na jego terenie informacji pozwalających ocenić ich sytuację podatkową. Weryfikacja dotyczy poprzedniego roku kalendarzowego, więc teraz trzeba rozliczyć dane dotyczące działalności z 2025 r.

Oficjalny formularz wskazuje, że dokumenty do weryfikacji należy przekazać do 31 lipca roku następnego. To oznacza, że tegoroczny termin przypada już za chwilę. Zobacz formularz „Prüfung der Steuerpflicht in Deutschland”.

Jeśli nie przekażesz dokumentów ani nie złożysz wymaganych deklaracji za dany rok, Finanzamt może wysłać automatyczne przypomnienie. Nie jest to jednak dodatkowy termin ani rozwiązanie problemu. Brak odpowiedzi może wydłużyć wyjaśnianie sprawy i utrudnić dalsze formalności.

Dlaczego Finanzamt sprawdza polskie firmy pracujące w Niemczech?

Weryfikacja podatkowa nie jest kontrolą „na karę”. Urząd sprawdza przede wszystkim, czy sposób prowadzenia działalności w Niemczech powoduje obowiązek rozliczenia podatków właśnie tam.

Finanzamt analizuje więc informacje o zleceniach, fakturach, miejscu wykonywania prac, pracownikach oraz organizacji działalności. Na tej podstawie ocenia, czy firma powinna składać w Niemczech odpowiednie deklaracje podatkowe.

Jakie dokumenty trzeba przygotować do weryfikacji?

W praktyce warto od razu zebrać:

• kopie faktur wystawionych za prace w Niemczech;
• zestawienie wykonanych robót: zleceniodawca, adres prac, termin realizacji i wartość zlecenia;
• dane pracowników pracujących w Niemczech — jeśli byli delegowani;
• dokumenty potwierdzające rozliczenie podatkowe w Polsce, jeśli urząd go wymaga.

Nie warto wysyłać dokumentów na ostatnią chwilę. Braki w zestawieniu prac lub fakturach mogą spowodować dodatkowe pytania z urzędu i wydłużyć całą procedurę.

Konsekwencje? Brak ważnego Freistellung – klient może potrącić 15% z Twojej faktury

Dla firm budowlanych największym problemem jest zwykle Freistellung, czyli zwolnienie z podatku budowlanego (Freistellungsbescheinigung). Dzięki ważnemu certyfikatowi niemiecki kontrahent nie musi potrącać podatku budowlanego z Twojej zapłaty.

Jeśli certyfikatu nie ma, zleceniodawca może być zobowiązany do potrącenia 15% kwoty brutto z faktury i przekazania jej do Finanzamtu na poczet podatku wykonawcy. To nie jest 15% Twojego zysku ani definitywna kara, ale dla firmy oznacza realne zamrożenie pieniędzy i problem z płynnością finansową. Zasady potrącenia wynikają z § 48 niemieckiej ustawy o podatku dochodowym.

Dlatego przy przedłużaniu Freistellung urząd może oczekiwać, że najpierw wyjaśnisz sytuację podatkową firmy i dostarczysz wymagane dokumenty.

Nie czekaj na problem z weryfikacją — działaj przed końcem lipca

Jeżeli Twoja firma pracowała w Niemczech w 2025 r., sprawdź już teraz, czy masz komplet dokumentów do weryfikacji. To szczególnie ważne, gdy w najbliższych miesiącach planujesz przedłużenie Freistellung lub dalszą realizację kontraktów budowlanych.

TAXOMI pomaga polskim firmom przygotować dokumentację, wyjaśnić obowiązek podatkowy i prowadzić kontakt z niemieckim Finanzamt. Sprawdź pomoc w rozliczeniu polskiej firmy w Niemczech lub skontaktuj się z nami, zanim minie termin.